Caixes per guardar documents i papers

2024 Autora: Sierra Becker | [email protected]. Última modificació: 2024-02-26 04:35

La comanda als documents és important per obtenir resultats de treball òptims i ràpids. Això us permet trobar ràpidament els papers necessaris, així com protegir-los de la influència de factors externs. Per garantir la sistematització i la seguretat dels documents, cal saber com arxivar-los correctament i quins mitjans es necessiten per a això.

Arxiu de documents

Qualsevol àmbit de la vida humana des del naixement fins a l'últim dia va acompanyat de paperassa. Poden ser de diferent importància, valor, durada d'emmagatzematge. Però el fet que la majoria d'ells s'han de mantenir en condicions adequades durant un cert temps és un fet. Per garantir l'estalvi de papers durant un llarg període, utilitzeu caixes per emmagatzemar documents. Avui, es poden comprar gratuïtament o fer-los a mà.

Rellevància de l'emmagatzematge del paper

Sempre cal desar originals i còpies.

• Petit, mitjà igrans empreses, a les agències governamentals, l'arxiu és un requisit legal.
• A l'oficina, especialment en RRHH, comptabilitat, empreses comercials, això permet optimitzar el procés de treball, descarregar l'àrea de treball i garantir la continuïtat de les funcions tant per als empleats nous com per als existents.
• A casa, això garanteix l'ordre i la possibilitat de trobar els papers necessaris en el moment adequat, fins i tot en circumstàncies d'emergència.

Arxiu d'accessoris

Les caixes d'emmagatzematge de documents s'utilitzen més habitualment per estalviar paper. Avui, els espais en blanc estan disponibles per a la venda gratuïta. Per regla general, es proporcionen per a papers A4. Però també hi ha altres mides. Alguns fabricants ofereixen als consumidors caixes de paper especials en les quals es poden emmagatzemar diverses caixes de papers. Es venen sense muntar i una instrucció senzilla fa que sigui fàcil per a qualsevol comprador per muntar-los. L'ús d'aquestes caixes us permet desfer-vos de documents comercials innecessaris i, si cal, trobar ràpidament el document adequat. El format de caixa seleccionat correctament us permet resoldre de manera òptima el problema de l'espai i estalviar materials valuosos durant molt de temps. I una estructuració clara dels originals i còpies de vegades augmenta la velocitat de les tasques dels empleats.

Estalvi de paperassa a l'oficina

Les caixes de cartró són la millor opció per protegir els papers dels elements del lloc de treball.emmagatzematge de documents. Per utilitzar-los, cal distribuir els materials en grups per matèries i recollir-los ja sigui a granel, o en arxius separats, o en carpetes, carpetes o altres tipus d'ells. A continuació, recolliu les caixes d'acord amb les dimensions requerides. Són barats, així que podeu comprar la quantitat que necessiteu. Les caixes es caracteritzen per l'amplitud, la durabilitat i el respecte al medi ambient. Les ranures de mà faciliten la recollida i el transport, mentre que la tapa (abatible o extraïble) manté la pols fora. A l'exterior sobre el cartró podeu signar el tipus de documents. Per regla general, les caixes d'emmagatzematge d'oficines es venen sense muntar amb instruccions gràfiques impreses, de manera que es poden muntar i desmuntar fàcilment i, si cal, amagar-les en un lloc aïllat.

Enviament de documents per estalviar a llarg termini

Cap agència governamental o empresa privada que faci negocis seriosos pot prescindir d'arxivar documents. La documentació administrativa, fiscal, de personal, comptable i d' altra índole té un període d'emmagatzematge diferent, que està regulat per la llista núm. 578. Es tracta d'un tràmit obligatori, que sovint preveu un període d'estalvi força llarg (fins a 75 anys). En aquest cas, tots els papers es classifiquen, es posen en caixes i es lliura al local habilitat a aquests efectes. Hi ha requisits especials per a les caixes en aquest cas: han de ser de cartró durador (idealment, si compleixen el requisit GOST, també tenensimilar al període de garantia especificat). En aquest cas, és millor utilitzar caixes d'arxiu per emmagatzemar documents i caixes de cartró. Aquests últims són el receptacle per a diversos contenidors per a papers. Tenen cordes, ja que estan pensades per a l'emmagatzematge a llarg termini.

Per comoditat, també podeu recollir caixes per a l'emmagatzematge vertical i horitzontal dels materials. També s'ha de tenir en compte que hi ha empreses privades que estan disposades a fabricar contenidors per a papers segons les dimensions donades pel client.

Arxiu d'inici

Tots els adults s'han de preocupar de mantenir els papers importants a les parets de casa seva. Al cap i a la fi, molt sovint has d'aportar documents que acreditin la teva identitat, estudis, titularitat de béns, etc. Per evitar despeses econòmiques innecessàries i poder exercir els teus drets, has de conservar les targetes de garantia dels electrodomèstics, els manuals del seu operació, rebuts de compra. Els documents poden ser necessaris amb urgència en cas d'emergència: en cas de sortida sobtada, incendi, desastre natural, evacuació de la població…

Els originals i les còpies dels valors han d'estar en un sol lloc, ocults de mirades indiscretes, ordenats i protegits de factors externs. És bo que es prepari una caixa per guardar documents a casa per a aquest propòsit. Es pot comprar, fer comprant una cartolina en blanc a una botiga per un petit preu, o bé adaptar qualsevol caixa innecessària. Si no s'arxivaoriginals, s'assegurarà la seva recerca dolorosa i la restauració en cas de pèrdua requerirà molt de temps, finances i, sobretot, nervis.

Organització dels valors de la llar

Per poder comprar caixes per guardar papers i documents o fer-los vos altres mateixos, heu de desmuntar tots els materials i ordenar-los en grups, per exemple:

• documents personals;
• documents que mostren la propietat;
• acords de préstec, pagaments de transaccions;
• documents sobre l'estat de salut dels membres de la família, exàmens aprovats, opinions dels metges;
• materials que confirmen el pagament de béns, targetes de garantia, etc.

Cal tenir en compte el període de validesa dels valors, perquè alguns d'ells poden no ser rellevants en el moment de l'anàlisi.

Consells per a la distribució de material

Els originals i les còpies poden variar de mida, de manera que també es poden fer que les caixes d'arxiu coincideixen. En aquest cas, els originals es poden ordenar:

• per ordre d'importància;
• per mida;
• segons el període de rellevància;
• per tipus (treball, casa…);
• en els esdeveniments.

Aquesta sistematització estalviarà temps a la recerca dels papers adequats i els protegirà dels nens, desconeguts i de factors externs.

caixes d'emmagatzematge de bricolatge

La principal diferència entre els materials familiars i d'oficina és la seva mida: a la feinaaquest sol ser A4, mentre que a casa el paper és molt diferent. Per tant, podeu fer caixes per emmagatzemar documents amb les vostres pròpies mans. Hi ha diverses opcions:

1. Pots comprar un en blanc a qualsevol departament de la llar del supermercat i, seguint les instruccions, muntar-lo.
2. Si necessites una caixa de mides petites, llavors has d'agafar els dibuixos, descarregar-los, transferir-los a cartolina i enganxar-los. Si les dimensions especificades no s'adapten a l'usuari, podeu transferir el dibuix al paper, mentre reduïu les dimensions de la peça diverses vegades.
3. L'opció més senzilla és agafar qualsevol caixa que no necessiteu i guardar-la per guardar els originals.
4. Fes segons el teu propi dibuix. Així, per exemple, per fer una caixa per a documents personals (passaports, certificats de naixement, drets, diplomes d'educació), cal agafar 2 fulls de paper fort (cartró), retallar un quadrat de la mida requerida de cadascun, afegiu 1,5 cm addicionals a un (per a la tapa). A continuació, doblegueu cada full per la meitat i al llarg de diferents diagonals. Hi hauria d'haver 3 línies en total. A continuació, les cantonades s'han de doblegar cap al centre i, a continuació, cada costat s'ha de doblegar perquè la seva vora passi pel mig del full. El pas final és muntar la caixa de paper seguint les línies existents i enganxar els costats.

Al mateix temps, qualsevol caixa d'aquest tipus es pot decorar perquè coincideixi amb el color de l'interior amb paper de colors, cola i tisores. Les "bóvedes" plenes s'han de mantenir fora de la llum solar directa, la humitat i els nens.

Els documents són companys de la vida humana. Podeu garantir la seva seguretat amb l'ajuda de caixes per emmagatzemar documents a l'arxiu i, si la situació financera no ho permet, podeu construir-los vos altres mateixos amb materials improvisats. I després es crea un ambient tranquil a la feina i a casa.